6 consigli per riunioni migliori

Steven G. Rogelberg, professore all’Università della Carolina del Nord a Charlotte e autore di “The Surprising Science of Meetings”, ha riflettuto molto sugli incontri, buoni e cattivi.

“Penso che per molto tempo le organizzazioni abbiano semplicemente creduto che le cattive riunioni fossero il costo per fare affari e, quindi, non c’era voglia di pensare a provare a risolverlo”, ha affermato. “I leader hanno finalmente iniziato a dire che dobbiamo avere un modo per farlo meglio”.

Ecco i suoi migliori consigli su come incontrarsi meglio (o per niente).

1. Non hai un ordine del giorno. Hai domande a cui è necessario rispondere.

Se hai una domanda a cui rispondere, non solo devi pensare davvero al motivo per cui ti stai radunando, ma saprai se l’incontro ha avuto successo: avrai una risposta.

2. Assicurati che il tuo incontro riguardi la realizzazione di un lavoro concreto.

Le riunioni non riguardano la realizzazione di un’agenda sociale o la costruzione di una comunità. Questi sono i sottoprodotti della gestione di riunioni efficaci, perché quando le persone hanno una buona esperienza di riunione, tendono a piacersi di più. Ma le riunioni riguardano il fare qualcosa.

3. Creare un dirigente responsabile delle riunioni.

Anche se le riunioni sono alcune delle cose più costose che un’organizzazione fa, di solito non c’è un dirigente che ne abbia la responsabilità.

Assegnare qualcuno in leadership alla supervisione delle riunioni e incoraggiare i leader ad avere nuove conversazioni con i team su ciò che deve cambiare. Di cosa non abbiamo bisogno? Come facciamo a invitare le persone? Quanto dovrebbero durare i nostri incontri? Avere audit di riunioni ricorrenti.

4. Mantieni le riunioni il più serrate possibile.

I dati mostrano che i team ottengono di più quando lavorano contro il tempo. Dato un tempo limitato, si concentrano più di quanto farebbero normalmente.

5. Facilitare, non dominare.

La ricerca suggerisce che i dipendenti classificano le riunioni meno efficaci come quelle in cui il leader parla di più. Questo arriva alla radice di ciò che è positivo nelle riunioni: sono progettate per dare potere alle persone.

6. Chiedi un feedback.

Le organizzazioni generalmente non dispongono di un processo per valutare se le loro riunioni stanno funzionando. Se guardi ai sondaggi sul coinvolgimento delle aziende, quasi tutti non hanno contenuti sulle riunioni. Questo diventa un problema tremendo.